Herramientas CRM en 2026: las diez que importan y en qué plan las trae cada uno

Respuesta rápida

• Las herramientas CRM son las funciones que trae un CRM, y no todas vienen en todos los planes. Reviso diez en cada uno: embudo, importación, WhatsApp, correo, automatizaciones, formularios, informes, app para el celular, API y permisos.
• Solo tres de los ocho CRM que probé tienen las diez en algún plan: HubSpot, Odoo y Pipedrive. Ninguno las trae todas gratis.
• Gratis para siempre, Zoho CRM deja usar las automatizaciones, HubSpot el correo y Odoo los informes con pronóstico. WhatsApp no viene gratis en ninguno.
• Si buscas una herramienta en concreto, las tablas de abajo dicen en qué plan empieza en cada CRM.

¿Qué son las herramientas CRM?

La expresión se usa para dos cosas. A veces es el programa entero: Zoho CRM, HubSpot o Pipedrive son «herramientas CRM», y el ranking de esos programas está en los mejores CRM. Otras veces son las funciones que el programa trae dentro. Esta página va por la segunda, porque es la que decide cuál te conviene: casi todos los CRM se presentan igual, pero no traen lo mismo, y menos en el plan gratis.

La base está en todos: la ficha de cada cliente con su historial, las oportunidades y las tareas con fecha. Por eso no la cuento entre las diez, porque no distingue a nadie. Si todavía no tienes claro qué hace un CRM en general, empieza por qué es un CRM.

Qué trae cada CRM, plan por plan

Las dos tablas juntan las diez herramientas en los ocho CRM que probé (cuentas abiertas del 17 al 27/09/2026). En cada celda está el plan donde empieza: «Gratis» es el plan gratis para siempre y «Todos los planes», desde el más barato de pago. «No acreditado» quiere decir que no lo pude comprobar, y en la nota cuenta como no. En Zoho CRM los diez puntos salen de su documentación pública: abrí la cuenta y recorrí el menú y el checkout, pero no cada función por dentro. Las columnas van en el orden de la nota.

Los 4 con plan gratis para siempre

Si tuviera que empezar hoy sin pagar, abriría Zoho CRM: es el de mejor nota de los ocho, su plan gratis es para tres usuarios y trae las automatizaciones, y cuando pases a un plan de pago, el checkout mexicano cobra en pesos y pide los datos del CFDI.

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Los 4 que solo dan prueba

Estos cuatro no tienen plan gratis: la prueba dura 14 días en Pipedrive, Kommo y monday CRM y 7 en Clientify, y después se paga. Clientify vende un solo plan, Todo en uno, así que ahí no hay herramientas escondidas en un plan más caro.

Las diez herramientas, una por una

Es la lista fija con la que califico el eje Funciones de cada CRM. La cerré el 17/09/2026, antes de abrir la primera cuenta, para que las notas se puedan comparar. Una herramienta cuenta si existe en algún plan que se vende en la región.

1. Embudo de ventas con etapas

Es la herramienta que define a un CRM de ventas: cada oportunidad es una tarjeta que avanza por etapas, de «nuevo» a «ganado» o «perdido», y de un vistazo ves cuánto dinero hay en cada paso. Los ocho la traen, y los cuatro con plan gratis la dejan usar sin pagar. Lo que cambia es cuántos embudos: Bitrix24 da uno en el Free, cinco en Basic y diez en Standard. Si no sabes qué etapas poner, empieza por qué es un embudo de ventas.

2. Importar y exportar contactos

Sirve dos veces: el primer día, para subir la hoja de cálculo donde hoy tienes a tus clientes, y el último, para llevártelos si cambias de CRM. Los ocho importan CSV o Excel. Exportar es otra cosa: en Bitrix24 el Free importa, pero exportar empieza en Basic. Antes de cargar tus datos en un plan gratis, comprueba que también puedes sacarlos.

3. WhatsApp

En México y Colombia, mucha venta pasa por WhatsApp, y esta es la herramienta que más separa los planes. Siete de los ocho lo conectan. monday CRM no tiene canal de WhatsApp. Ninguno lo trae en el plan gratis: Zoho lo pone desde Standard, HubSpot en los planes Pro de Marketing Hub o Service Hub, Odoo como otra aplicación del plan Estándar y Bitrix24 desde Basic. En Pipedrive, Clientify y Kommo entra desde el primer plan de pago. Cómo se conecta en cada uno, por la API de Meta o con un código QR, está en CRM para WhatsApp.

4. Correo dentro del CRM

No es mandar correos masivos: es que el correo con cada cliente quede en su ficha, para que cualquiera del equipo sepa qué se le dijo. HubSpot y Odoo lo dan gratis. En Odoo lo comprobé con un correo de prueba: llegó a la dirección del CRM, creó la oportunidad por sí solo, y la respuesta salió desde la ficha. En Zoho empieza en Standard y en Pipedrive en Growth. monday CRM lo conecta desde Estándar y solo con Gmail u Outlook.

5. Automatizaciones

Son las reglas que trabajan solas: crear la tarea de seguimiento cuando una cotización cambia de etapa, asignar el prospecto nuevo, avisar si un trato lleva una semana quieto. Es la herramienta que más tiempo ahorra y la que más se cobra. Zoho CRM la incluye en el plan gratis, según su página de precios, y Bitrix24 deja cinco reglas en el Free. En HubSpot hace falta Sales Hub Pro, en Odoo el plan Personalizado con Studio, en Pipedrive Growth, en Kommo Avanzado y en monday CRM Estándar.

6. Formularios web

El formulario de tu sitio que crea el contacto en el CRM sin copiar y pegar. Zoho, con uno por módulo, y HubSpot lo dan gratis, y en monday CRM el tablero de leads ya trae uno armado. En Odoo exige la aplicación Sitio web, que te saca del plan gratis. En Bitrix24 empieza en Basic, y Pipedrive lo vende dentro de LeadBooster, un complemento. Kommo no tiene formulario propio: lo resuelve con integraciones como Typeform, Jotform o Contact Form 7.

7. Informes: dónde se traba, por qué se pierde y cuánto vas a cerrar

Para que esta cuente, el CRM tiene que responder las tres preguntas: en qué etapa se traba la venta, por qué se pierde y cuánto vas a cerrar este mes. Es la que más falla: la encontré completa en cuatro de los ocho. Odoo es el único que responde las tres en su plan gratis: al marcar una oportunidad como perdida pide el motivo, y la vista Pronóstico agrupa las oportunidades por el mes de cierre. Clientify filtra el embudo por «Razón de pérdida» en sus reportes. En Pipedrive el pronóstico llega con Growth, y en HubSpot, con Sales Hub Pro.

En Zoho el pronóstico empieza en Standard, pero no pude comprobar el informe por motivos de pérdida. En Kommo y monday CRM no encontré dónde se registra por qué se perdió un trato, y en Bitrix24 la analítica está cerrada en el Free.

8. App para el celular

Una app de verdad para iOS y Android, no el sitio achicado en el navegador. Los ocho la tienen. Lo que cambia es cómo la califican en las tiendas de México: la app de monday.com, que es la del CRM, tiene 4,9 en Google Play y en la App Store. Pipedrive, 4,2 en Google Play con más de 500 mil descargas, y Kommo, 3,0 en la App Store con 28 calificaciones.

9. API y webhooks

Es lo que deja conectar el CRM con tu tienda en línea, tu sistema de facturación o una herramienta de automatización como n8n o Make. Aunque hoy no lo necesites, conviene que exista: es lo que evita que te quedes encerrado. Zoho da la API en el plan gratis, con un tope de llamadas al día, pero los webhooks empiezan en Standard. En Odoo la API externa es del plan Personalizado, y en Bitrix24 los webhooks empiezan en Basic. Clientify tiene API documentada, pero no encontré webhooks, así que no se la conté.

10. Permisos por usuario o por rol

Que cada vendedor vea su cartera y no la de toda la empresa, y que quien se va no se lleve los contactos. Los ocho los traen, y lo que cambia es la finura. Zoho gratis da dos perfiles y Odoo gratis deja elegir si un vendedor ve solo sus documentos o todos. Clientify tiene dos perfiles, Administrador y Básico. En Bitrix24 empiezan en Basic, y Pipedrive guarda los más finos para Ultimate.

La IA, la herramienta que no está en mi lista

La lista de diez se cerró antes de las pruebas y no incluye la inteligencia artificial, así que no suma ni resta en la nota. Pero la encontré en varios. El CoPilot de Bitrix24 me redactó un recordatorio para WhatsApp de tú y en español neutro. Sidekick, en monday CRM, escribió un correo de seguimiento en buen español latino. El panel de IA de Odoo contestó en español latinoamericano, aunque se presenta en inglés, y Clientify propone los datos de tu empresa a partir del dominio. En Zoho CRM, HubSpot, Pipedrive y Kommo no la probé.

¿Cuál elegir según la herramienta que más necesitas?

• Automatizaciones sin pagar: Zoho CRM, para hasta tres usuarios.
• Correo y formularios sin pagar, para dos personas: HubSpot.
• Informes con motivos de pérdida y pronóstico sin pagar: Odoo, con usuarios sin límite mientras uses solo el CRM.
• Todo en un solo plan, sin revisar qué herramienta está en cuál: Clientify, con su plan Todo en uno.
• WhatsApp desde el primer plan de pago: Pipedrive, Clientify o Kommo. La comparación está en CRM para WhatsApp.
• Ya trabajas en monday.com: monday CRM, sabiendo que no tiene WhatsApp.

¿Funciona en México y Colombia? Tabla rápida

Los siete bloques que reviso en cada herramienta, en versión corta. Cada fila sale de mi cuenta y del checkout de cada proveedor. El detalle y las pruebas están en el análisis de cada uno.

Notas de 0 a 10 según la metodología. «A medias» quiere decir que el bloque se cumple en parte. Qué parte, lo explica el análisis de cada herramienta.

¿Vale la pena pagar? Mira qué es gratis de verdad

Depende de cuál de las diez te falte. Si es el embudo, la importación o los formularios, un plan gratis alcanza: lo que da cada uno está en CRM gratis, y el detalle en Zoho CRM gratis, HubSpot gratis, Odoo gratis y Bitrix24 gratis. Si te falta WhatsApp o el pronóstico, vas a pagar en casi todos. Antes, usa una prueba con clientes reales: 14 días en Pipedrive, 7 en Clientify. La comparación completa, con la nota de cada eje, está en los mejores CRM.

Preguntas frecuentes

Ver también

• Los mejores CRM probados desde México
• CRM gratis: qué da cada uno
• Qué es un CRM y para qué sirve
• Tipos de CRM y cuál te conviene
• Ejemplos de CRM
• CRM vs ERP

Cómo evaluamos

Abrí una cuenta propia en cada uno de los ocho CRM entre el 17 y el 27 de septiembre de 2026, casi todas con conexión desde Querétaro, y la de Kommo con una conexión en Alemania. En cada cuenta busqué las diez herramientas, y el plan donde empieza cada una lo tomé de la página de precios o de la tabla de planes del proveedor. Hay dos excepciones: en Zoho CRM los puntos salen de su documentación pública, y el plan de WhatsApp de HubSpot, de su centro de ayuda, consultado el 01/10/2026. Lo que no pude comprobar cuenta como no. Las notas y la escala están en la metodología.