¿Zapier es gratis? Lo que puedes hacer sin pagar en octubre de 2026

Respuesta rápida

• Sí hay plan gratis, y no caduca. Son 100 tareas al mes, sin tarjeta. Al registrarte tienes además 14 días del plan Professional con todo abierto.
• Lo gratis es angosto. Cada Zap tiene solo dos pasos, revisa datos nuevos cada 15 minutos y no deja usar apps Premium: WhatsApp Business, Zoho CRM ni Webhooks.
• Si buscas automatizar gratis de verdad, mira n8n (gratis para siempre en tu propio servidor) o Make (1,000 créditos al mes en su plan Free). Los dos los probé.

Qué incluye de verdad el plan gratis

Abrí la cuenta el 01/10/2026 con correo y contraseña. No pidió tarjeta, ni teléfono, ni captcha. Luego vinieron tres preguntas: rol, tamaño de la empresa y apps que usas. La cuenta no arranca en el Free, sino en una prueba de 14 días del plan Professional, con 1,000 tareas. Si no pagas, al día 15 baja sola al Free.

La tabla compara el plan gratis con el primero de pago. Los datos salen de mi cuenta, de la página de precios y de la ayuda de Zapier.

Para ver qué hace el plan gratis armé un Zap de dos pasos, el máximo permitido: cuando llega un correo a una dirección de Zapier, guarda el remitente, el asunto y el texto en una tabla. Le mandé dos facturas de prueba, una de Querétaro y otra de Medellín, con tildes, eñes y signos de interrogación. Las dos llegaron completas a la tabla, y el contador de tareas siguió en cero: los pasos de Zapier Tables no gastan tareas.

Dónde se traba el plan gratis (lo probé)

Estas son las cinco cosas con las que choqué:

1. Dos pasos y nada más. Un disparador y una acción. Si quieres guardar el dato y además avisar por correo, o filtrar antes de guardar, ya son tres pasos, y eso es de pago.
2. Sin WhatsApp. WhatsApp Business y WhatsApp Notifications llevan la marca Premium, igual que Zoho CRM y Webhooks. HubSpot, Pipedrive, Kommo, Clientify, Alegra, Siigo y Google Sheets sí entran en el Free.
3. 100 tareas se van rápido. Un Zap que crea un contacto por cada formulario llenado agota el mes con 100 formularios.
4. No es inmediato. En el Free, Zapier revisa las apps cada 15 minutos, y en Professional, cada 2. Los disparadores instantáneos, como el correo que usé, sí corren al momento.
5. Copilot tiene límite diario. En el Free, el asistente de IA tiene un tope de mensajes por día que Zapier no publica. Y no siempre acierta, como cuento abajo.

Le pedí a Copilot, en español, el mismo flujo que pido en todas las herramientas de automatización: cuando llegue una fila nueva a Google Sheets con nombre y celular, mandar un WhatsApp de bienvenida y guardar el registro en una tabla. En 11 segundos propuso tres pasos y me avisó que WhatsApp Business es Premium: «Cuando se termine el trial, necesitarás un plan pagado para publicar este Zap».

Con el Zap de dos pasos le fue peor. Dio por hecho que la tabla ya existía. Cuando le dije que la creara, metió un tercer paso «Create Table» detrás del paso que la necesitaba, dejó elegida una tabla que no era la real y nunca conectó los campos. Al final propuso publicar así y se cortó con un «network error». Los campos los conecté yo, a mano.

Cuánto cuesta Zapier cuando se te acaba lo gratis (USD, EUR y MXN)

El primer plan de pago es Professional: 750 tareas al mes por US$ 30 (≈ EUR 26.8 · MXN 557.2) mes a mes, o US$ 20 al mes con pago anual. Con una conexión desde México la cuenta lo marca sola en pesos: MXN 548.3 al mes, más IVA. Se paga con tarjeta o PayPal y ninguna compra se reembolsa. El detalle está en los precios de Zapier.

¿Funciona en México y Colombia?

Para automatizar, sí: mis dos facturas de prueba, la mexicana y la colombiana, llegaron sin un carácter roto. Lo administrativo es otra historia: en México cobra en pesos y suma IVA, pero no emite CFDI. En Colombia no hay pesos colombianos ni factura DIAN, y de pagos locales, nada. Del catálogo, Mercado Pago solo aparece como «Notifications for Mercado Pago», con tres avisos de pago, y Facturama y Conekta no están.

Notas de 0 a 10 según la metodología. «A medias» quiere decir que el bloque se cumple en parte. Qué parte, lo explica el análisis de cada herramienta.

¿Español latino o de España?

Ninguno: Zapier está en inglés de punta a punta, del registro a la factura, y no tiene ajuste de idioma. Lo único en español es Copilot. Contesta en español neutro y de tú, y le pone nombres en español a los Zaps, pero mezcla inglés: «Voy a test el paso», «voy a hacer skip el test», «una configuración simpler». Y los avisos del editor siguen en inglés. Así medimos esto en todos los productos: Prueba de Localización LatAm.

¿Zapier es confiable? Qué dicen otros usuarios

Detrás está Zapier, Inc., una empresa de Estados Unidos con certificaciones SOC 2 y SOC 3. Tus datos se guardan en servidores de Amazon en Estados Unidos, sin opción de elegir región, y su política no menciona la ley mexicana ni la colombiana de protección de datos.

Las opiniones están partidas. El 01/10/2026, Capterra le daba 4,7 de 5 con 3,081 opiniones de todo el mundo, casi todas en inglés. En español encontré dos: una lo llama «el pionero en la automatización», y otra, de abril de 2026, dice que ya hay plataformas que hacen más cosas y son más fáciles de implementar. En Trustpilot la calificación era de 1,3 de 5 con 321 opiniones. La única en español que habla del producto viene de España y se queja de que le contaban las tareas al doble.

Por qué aquí no hay enlace de afiliado

No tenemos programa de afiliados con Zapier, y esta página es independiente. Zapier no tiene programa para sitios como este: solo da comisiones a consultoras certificadas que lo instalan para sus clientes. El botón de la ficha lleva a n8n: tiene la misma nota que Zapier en nuestra escala, su asistente de IA me entendió mejor en español y cobra menos por cada flujo. Además, n8n sí tiene programa de afiliados, así que ese enlace puede darnos una comisión.

Alternativas que probamos

Son las otras dos herramientas de automatización que probé. En nuestra escala tienen la misma nota que Zapier, 7,0, pero cada una le gana en algo concreto: n8n en español y en precio, Make en el plan gratis.

• n8n: su asistente de IA me contestó en español desde la primera frase, armó el mismo flujo de WhatsApp y lo probó con datos de ejemplo. En la nube no tiene plan gratis, solo 14 días de prueba sin tarjeta. Gratis para siempre es si lo instalas en tu propio servidor.
• Make: plan gratis para siempre con 1,000 créditos al mes, escenarios de varios pasos y las mismas apps que en los planes de pago, sin tarjeta. También está solo en inglés.

¿Vale la pena Zapier gratis?

Sí, si lo que quieres es una sola conexión simple entre dos apps normales: un formulario que llena una hoja de cálculo, un correo que se guarda en una tabla. Para eso alcanza, se arma en minutos y Copilot te entiende en español.

Si tu flujo pasa por WhatsApp, necesita más de dos pasos o va a correr cientos de veces al mes, el plan gratis no te sirve y el de pago es caro. Ahí empieza por n8n o por Make.

Preguntas frecuentes

Ver también

• Precios de Zapier: planes, pesos e IVA.
• Análisis de n8n: la alternativa con IA en español.
• Análisis de Make: el plan gratis más amplio.

Cómo evaluamos

Probado el 01/10/2026 con una cuenta propia, abierta con una conexión desde Querétaro, México, en la prueba de 14 días del plan Professional. Le pedí a Copilot dos flujos en español, publiqué un Zap de dos pasos que corrió con correos reales, revisé el catálogo de apps, el historial de ejecuciones, el consumo de tareas y la facturación. El checkout no lo abrí y no pagué.

Los límites del plan Free salen de la cuenta, de la página de precios y de la ayuda de Zapier. Precios verificados el 01/10/2026 en zapier.com y en la cuenta, y la conversión a euros y pesos es nuestra. La escala de la nota está en la metodología.