Cómo usar Pipedrive en 2026: del registro al primer trato

Lo esencial

• Registro: correo → código de seis dígitos → datos personales → datos de la empresa → metas. Sin tarjeta, con teléfono obligatorio.
• La cuenta llega en «Español (América Latina)» y con la moneda en pesos mexicanos si entras desde México.
• El embudo viene armado con seis etapas traducidas y se puede reordenar.
• Añadir un trato exige, al menos, una persona o una organización.
• Importar acepta .XLSX y .CSV, y exportar está al lado.
• WhatsApp se conecta desde el propio CRM, pero los requisitos los pone Meta.

¿Qué necesitas antes de empezar?

• Un correo que no sea desechable. Con uno de esos, el registro se traba al final y no explica el motivo.
• Un número de teléfono. Es obligatorio, y Pipedrive avisa que puede usarlo para llamarte o escribirte por WhatsApp Business.
• Diez minutos. Es el tiempo real de registro y primer recorrido, sin contar la importación de tus datos.
• Tu lista de contactos en Excel o CSV, si quieres que la prueba sirva de algo: con datos de mentira no se decide nada.

Paso 1: crear la cuenta

Entra a la página de precios de Pipedrive y haz clic en «Pruébalo gratis». El formulario pide una sola cosa: tu correo electrónico de trabajo. Marca la casilla de términos y haz clic en «Regístrate en dos minutos».

En segundos llega el correo de verificación, y llega en español: «Verifica el correo electrónico de tu cuenta de Pipedrive · Ingresa este código en tu navegador». Copia el código de seis dígitos y escríbelo en la pantalla. Al teclear el sexto dígito, la página avanza sola.

Después viene «Acerca de ti»: nombre, contraseña, qué puesto describe tu rol, si ya usaste un CRM y el número de teléfono. El campo del teléfono es el que traba a mucha gente: si lo dejas vacío, el botón «Siguiente» no hace nada visible y el campo queda marcado con «Añade tu número de teléfono». El código de país ya viene como «MX (+52)» si entras desde México.

Quedan dos pantallas más, ambas rápidas: «Tu empresa» (nombre, tamaño, sector y cuántas personas usarán Pipedrive) y «Tus metas», donde marcas en qué te quieres enfocar durante la prueba. Al hacer clic en «Crear cuenta», el CRM se abre en tu propio subdominio.

Crear cuenta en Pipedrive

Paso 2: revisar idioma, moneda y zona horaria

El idioma, la moneda y la zona horaria normalmente ya vienen bien, pero conviene mirarlos el primer día porque luego se te olvida. Ve a Configuración → Preferencias personales. Ahí están, uno debajo de otro:

• Idioma. Debe decir «Español (América Latina)». Si dice «Español (España)», cámbialo: son dos opciones distintas en la misma lista.
• Moneda predeterminada. En una cuenta creada desde México llegó como «Mexican Peso (MXN)», y es la que usan los montos del embudo.
• Zona horaria. Se ajusta sola a la de tu computadora, así que si trabajas con un equipo en otro país, revísala.

Paso 3: entender el embudo que ya está armado

Pipedrive no te deja frente a una pantalla vacía: al terminar el registro ya tienes un embudo de ventas con seis etapas traducidas. Son Calificado, Demostración programada, Demostración completada, Propuesta enviada, Negociaciones y Contrato firmado. Cada columna suma el valor de los tratos que tiene dentro.

Si tu proceso no se parece a ese, cámbialo antes de cargar datos. El botón «Personalizar el embudo» está en el propio asistente de configuración, y desde la vista de Tratos puedes renombrar o reordenar etapas. Arriba a la izquierda hay cuatro vistas del mismo embudo: Embudo (columnas), Lista, Pronóstico y Archivo.

Paso 4: crear tu primer trato

Haz clic en el botón verde «+ Trato». El formulario se abre con estos campos: persona de contacto, organización, título, valor con su moneda, embudo, etapa, etiqueta, fecha prevista de cierre y propietario.

Dos cosas que conviene saber antes de pelearte con él. La primera: el trato exige una persona o una organización. Si dejas los dos campos vacíos, al guardar aparece «Se requiere una persona u organización». La segunda: puedes crear el contacto ahí mismo. Escribe el nombre en «Persona de contacto» y elige «Añadir “…” como nuevo contacto».

El valor lo escribes sin símbolos y la moneda la eliges al lado. En mi cuenta, el monto quedó como «MX$ 15 000» en la tarjeta del embudo.

Paso 5: importar tus contactos desde Excel o CSV

Aquí es donde la prueba deja de ser un juego. Ve a Configuración → Importar datos y elige «Importar desde una hoja de cálculo → Comienza». Acepta .XLSX y .CSV, y ofrece un archivo de muestra para que copies el formato antes de subir el tuyo. Úsalo: te ahorra una hora de corregir columnas.

Puedes importar personas, organizaciones, tratos, prospectos, notas y actividades. Si vienes de otro CRM, hay un camino aparte con un socio externo llamado Import2. Ese bloque, curiosamente, aparece en inglés («Import from other software») dentro de una interfaz por lo demás traducida.

Paso 6: sacar tus datos cuando quieras

Antes de casarte con cualquier CRM, revisa la puerta de salida. En Pipedrive está al lado de la de entrada: Configuración → Exportar datos, en el mismo menú de Herramientas. También hay «Fusionar duplicados» y «Restaurar datos», que sirven cuando una importación sale torcida.

Cómo conectar WhatsApp con Pipedrive

La integración con WhatsApp Business es del propio Pipedrive, no de una aplicación de terceros, y se activa en Configuración → WhatsApp → Conectar. Lo que hace: vincula las conversaciones a personas, organizaciones y tratos, permite escribir desde el CRM con plantillas y deja el historial en la Bandeja de entrada de ventas.

Los requisitos previos los pone Meta, no Pipedrive, y conviene tenerlos listos antes de empezar. Son cuatro cosas: cuenta de Facebook, acceso a un portafolio empresarial, una cuenta de WhatsApp Business y un número de teléfono de uso empresarial. Si tu número personal es el que usan tus clientes, esto tienes que planearlo.

Errores comunes y cómo resolverlos

• «Añade tu número de teléfono» y el registro no avanza. El campo es obligatorio aunque no lo parezca. Escribe el número con el código «MX (+52)» que ya viene seleccionado.
• El registro se atasca al final sin mensaje claro. Pasa con correos desechables. Usa un correo normal, de tu dominio o de un proveedor conocido.
• «Se requiere una persona u organización» al guardar un trato. Llena uno de los dos campos. Puedes crear el contacto desde el mismo formulario.
• Aparecen palabras en inglés. No es que tu cuenta esté mal configurada: «Projects», «Campaigns», «Pipeline stage», «Import from other software» y el formulario de la tarjeta están sin traducir para todos.
• «Not found. The page you are trying to access doesn't exist». Es la página de error de Pipedrive, en inglés. Vuelve por el menú lateral en vez de escribir la dirección a mano.

Ficha LatAm

Los siete puntos que le importan a quien paga desde México o Colombia y que no salen en las guías traducidas del inglés, en una línea cada uno. El detalle completo está en el análisis de Pipedrive. Los cuatro planes y los complementos, en precios de Pipedrive. Precios verificados el 18/09/2026 en el sitio de Pipedrive.

Respuestas rápidas

Lo práctico del recorrido, para no volver a leer los pasos.

Siguientes pasos

• ¿Pipedrive es gratis? — qué incluye la prueba de 14 días y qué pasa el día 15.
• Precios de Pipedrive — los cuatro planes, los complementos, el IVA y la cancelación.
• Análisis de Pipedrive — la nota completa y los siete bloques de localización.
• Qué es un CRM — si llegaste aquí antes de tener claro el concepto.

Cómo evaluamos

Escribí esta guía recorriendo el producto el 18/09/2026 con una cuenta propia creada desde México (prueba gratuita de 14 días, plan Premium, sin tarjeta). Cada paso está hecho, no leído: registro, configuración de idioma y moneda, creación de un trato con su contacto, pantallas de importación y exportación, y la pantalla de conexión de WhatsApp. Las capturas salen de esa misma cuenta. El método completo está en la metodología.

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