Cómo usar Odoo CRM en 2026: de la base gratuita a la primera oportunidad

Lo esencial

• Seis pasos, del alta al pronóstico de ventas, en una sola sesión.
• Gratis para siempre si eliges una sola aplicación. Solo CRM: sin tarjeta y con usuarios ilimitados. Con una segunda aplicación, la base pasa al plan Estándar.
• El teléfono es obligatorio y tiene que ser del país desde el que te registras. Con VPN o con un número de otro país, Odoo rechaza el alta.
• Dos ajustes antes de capturar el primer monto en el CRM: el idioma, para que los montos salgan como se escriben en México, y el país y la moneda de la empresa.

¿Qué necesitas antes de empezar?

• Un número de celular del país donde estás. El formulario no deja avanzar sin él y, entre los motivos de rechazo, Odoo menciona un número al que no puede mandar SMS.
• Tu conexión de siempre, sin VPN ni proxy. Según la propia pantalla de rechazo, una VPN «impide seleccionar la mejor región de alojamiento».
• El nombre de tu empresa, pensado. De ahí sale la dirección de tu base: <empresa>.odoo.com.
• Tus contactos en CSV o Excel, si vas a importarlos el mismo día.
• No necesitas tarjeta. La primera pantalla lo dice: «Acceso gratis e instantáneo. No necesitas tarjeta de crédito.»

Paso 1: crear la cuenta eligiendo solo CRM

El alta empieza en odoo.com/es/trial y tiene dos pantallas. La primera, «Elige tus Aplicaciones», es la que decide si vas a pagar. Si marcas solo CRM, abajo aparece «Gratis, con usuarios ilimitados, para siempre». Si marcas una segunda, por ejemplo Ventas, el mensaje cambia a «Prueba gratis durante 15 días. No necesitas tarjeta de crédito.» y el encabezado dice, con error de concordancia, «2 Aplicaciones seleccionada».

Para usar Odoo gratis, deja marcada una sola y haz clic en «Continuar». Si la aplicación que eliges depende de otras, no pasa nada: la página de precios aclara que «también obtendrás estas aplicaciones gratis».

La segunda pantalla, «Comienza a usar Odoo», pide nombre y apellidos, nombre de la empresa, correo, número de teléfono, país, idioma, tamaño de la empresa e «Interés primario». Del nombre de la empresa sale la dirección de tu base. Desde México, el país llegó puesto en «México», el idioma en «Español (América Latina)» y el teléfono con el +52 delante. Lo confirmas con «Comienza ahora», y ese mismo clic acepta el contrato de suscripción y la política de privacidad.

Un aviso antes del clic. Odoo verifica cada alta. Mi primer intento, desde una conexión por VPN con salida en México y con un teléfono de otro país, terminó en «Prueba rechazada. No pudimos verificar tu solicitud de prueba». Qué revisar si te pasa lo explico más abajo, en «Errores comunes».

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Paso 2: cambiar el idioma a Español (MX) o Español (CO)

La base nace en «Español (América Latina)». Como traducción funciona bien, pero escribe el dinero como en Colombia o Argentina: un monto de ciento ochenta y cinco mil sale como «$ 185.000,00». En México se escribe al revés, con coma para los miles y punto para los centavos, y conviene arreglarlo antes de que tu equipo capture la primera cifra.

Odoo tiene dieciséis variantes de español: la de América Latina, catorce de países, entre ellas «Español (MX)» y «Español (CO)», y la de España. Se agregan en Ajustes → Idiomas → «Agregar idiomas». Elige «Spanish (MX) / Español (MX)» y confirma con «Cambiar a… y cerrar»: el mismo monto pasa a «$ 185,000.00». Con la variante de México, además, la semana empieza en domingo. Con la de América Latina, en lunes.

Si trabajas desde Colombia, instala «Español (CO)». Deja los montos como «185.000,00», que ahí es lo correcto, y también empieza la semana en domingo. El idioma se elige por usuario: cada persona que invites lo revisa en sus preferencias.

Lo que no encontré cómo ajustar es el trato. Odoo mezcla tú y usted en la misma pantalla: en los ajustes del CRM, «Defina», «Agregue» y «Asigne» conviven con «Gestiona miembros». No es una opción que se te haya pasado: no hay dónde cambiarlo.

Paso 3: revisar el país, la moneda y la zona horaria de la empresa

Odoo arma la empresa de tu base con el país desde el que la creas. Si entras desde México con tu conexión de siempre, lo esperable es que todo llegue bien: así lo traía el formulario. Aun así, compruébalo antes del primer monto, porque en mi prueba no llegó bien.

La base con la que trabajé se abrió desde una conexión cuya dirección IP se ubica en Tanzania, y nació con país Tanzania, moneda TZS y el plan contable de ese país. Fue mi caso, no tiene por qué ser el tuyo. La pasé a México y MXN antes de registrar ninguna cifra, y el cambio se hizo sin errores. Se revisa en Ajustes → Empresas → «Actualizar información».

Hay una segunda razón para no dejarlo para después: cuando compras la suscripción desde la propia base, el configurador de precios se abre con el país de la base en la dirección. Con la base ya en México, me mostró pesos.

La zona horaria se pone en las preferencias de tu usuario: la de Ciudad de México o la de Bogotá. Un detalle que me tomó por sorpresa: en pantalla, las horas siguieron la zona horaria de mi navegador, no la del usuario. Si ves horas corridas, revisa primero la de tu computadora.

Paso 4: importar tus contactos

En el CRM, cambia del tablero a la vista de lista y abre el menú del engranaje (⚙). Ahí están «Importar» y «Exportar», junto con «Artículos» y «Hoja de cálculo». «Importar» abre una pantalla con «Subir o arrastra un archivo» y la «Plantilla para leads y oportunidades».

Desde el CRM, lo que importas son oportunidades con los datos de contacto de cada una. Por eso la plantilla se llama así. Descárgala primero para ver qué columnas espera Odoo. Tus datos salen por el mismo menú, con «Exportar», y las dos cosas entran en el plan gratuito.

Paso 5: crear oportunidades en el tablero «Flujo»

El tablero se llama «Flujo» y llega con cuatro etapas: Nuevo, Calificado, Propuesta y Ganado. Cada etapa tiene su menú para plegarla, editarla o eliminarla, así que el embudo se adapta a tu proceso. El botón «Nuevo» abre una tarjeta rápida con el contacto, el nombre de la oportunidad, el correo, el teléfono y el ingreso esperado.

Dentro de la oportunidad vas a ver dos rastros en inglés. Entre el ingreso esperado y la probabilidad aparece «at» («$ 36,500.00 at 10.00 %»), y el ejemplo del campo de teléfono es de Estados Unidos, «(555) 555-0199». No afectan el trabajo, pero conviene saber que no son un error tuyo.

La forma más cómoda de crear oportunidades no está en ningún botón. Cada base tiene su dirección, info@<tu-base>.odoo.com. Le mandé un correo desde fuera y Odoo creó la oportunidad sola, en la etapa «Nuevo», y la asignó. Cuando respondí desde la ficha, al cliente le llegó desde notifications@<tu-base>.odoo.com, con la respuesta dirigida otra vez a info@. Toda la conversación queda dentro del CRM, y en el plan gratuito.

Un detalle: Odoo «enriquece» la oportunidad con datos de la empresa del remitente, y ese bloque llega entero en inglés («Sectors», «Employees», «Estimated revenue»). En el historial, el cambio aparece como «None →».

Paso 6: marcar las perdidas con motivo y leer el pronóstico

Cuando un negocio se cae, no lo borres: abre la oportunidad y usa «Marcar como perdido». El diálogo pide un motivo y trae tres ya cargados: «Demasiado caro», «No tenemos gente/habilidades» y «No hay suficientes existencias». Así, cuando revises lo perdido, sabes por qué se cayó cada una.

En Reportes hay cuatro vistas: Pronóstico, Flujo, Leads y Actividades. El Pronóstico reparte las oportunidades por mes. Las cuatro entran en el plan gratuito.

Errores comunes y cómo resolverlos

«Prueba rechazada. No pudimos verificar tu solicitud de prueba.»

Es el control de Odoo sobre el alta. La propia pantalla lista los motivos posibles: un número al que no puede mandar SMS, «Tu número de teléfono no coincide con el país en el que te encuentras», «Estás usando un VPN o servicio proxy», un bloqueador de anuncios o demasiadas pruebas en el mismo día. En mi caso se juntaron dos: VPN y teléfono de otro país.

La salida es la obvia: apaga la VPN, usa un celular del país desde el que te conectas y, si ya lo intentaste varias veces, espera. La pantalla lo dice tal cual: «Inténtalo de nuevo mañana».

«Instalé otra aplicación y ya no es gratis»

Así funciona el plan gratuito de Odoo: es «Una aplicación gratis», no un CRM gratis con extras. La página de precios lo dice sin rodeos: «Para pasar del plan "Una aplicación gratis" al plan estándar solo tienes que instalar las aplicaciones que necesitas». Instalar Studio o agregar una segunda empresa te lleva directo al plan Personalizado.

El plan Estándar cuesta MXN 180 por usuario al mes con pago anual el primer año (≈ US$ 9.7 · EUR 8.7) y MXN 228 después, más IVA. Lo tomé de la página de precios y del checkout. El aviso al instalar una segunda aplicación en una base gratuita no lo vi. Antes de instalar nada, revisa si lo que buscas ya está en la aplicación que tienes.

«Automatizaciones me manda a Studio»

En el menú de cada etapa del tablero aparece «Automatizaciones», pero al abrirla sale un anuncio de Studio: «Cree reglas de automatización… Defina webhooks». Studio es del plan Personalizado, MXN 274 por usuario al mes con pago anual el primer año (≈ US$ 14.7 · EUR 13.2). Sin Studio, en el CRM quedan dos automatismos: «Asignación por reglas», que reparte los leads entre vendedores de forma periódica, y la puntuación predictiva.

«Los montos salen con punto de miles»

Es la variante «Español (América Latina)», la que el alta pone por omisión. Instala «Español (MX)» como en el paso 2 y los montos pasan a «$ 185,000.00». Si estás en Colombia, no toques nada: ahí el punto de miles es lo correcto.

«WhatsApp me pide credenciales de Meta»

WhatsApp en Odoo no es un botón del CRM: es otra aplicación, «Mensajes de WhatsApp», más el puente «WhatsApp y CRM». Por eso ya es plan Estándar. La configuración pide los datos de una cuenta de WhatsApp Business de Meta: ID de la aplicación, secreto, ID del número de teléfono, ID de la cuenta de WhatsApp Business, token de acceso y «URL de retrollamada». Es la conexión por la plataforma de Meta, no el WhatsApp que usas en el celular.

Ficha LatAm

Los siete puntos que le importan a quien paga desde México o Colombia, en una línea cada uno. El detalle, con capturas del checkout, está en el análisis de Odoo. Los planes y el IVA, en precios de Odoo. Precios verificados el 21/09/2026 en el sitio de Odoo.

Qué leer después

Si todavía estás decidiendo, el análisis completo tiene los siete bloques con capturas, y la lista de los mejores CRM lo pone junto a los demás. Si te quedas en el plan gratuito, lo que entra y lo que no está en Odoo gratis. Y si vas a pagar, el desglose con IVA está en precios de Odoo.

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Preguntas frecuentes

Cómo evaluamos

Guía escrita el 21/09/2026 con dos recorridos reales. El alta la hice desde una conexión por VPN con salida en Querétaro hasta la pantalla «Prueba rechazada»: de ahí salen el paso 1 y el primer error común. Los pasos 2 a 6 los hice en una base de prueba con todas las aplicaciones, abierta desde otra red y pasada después a México, MXN y «Español (MX)». Abrí y fotografié cada pantalla que describo aquí.

No llegué a abrir una base solo con CRM. Lo que entra gratis sale de las preguntas frecuentes de la página de precios de Odoo, y en cada función anoto el plan que exige. El checkout lo recorrí hasta la pantalla de pago, sin pagar. La escala de la nota está en la metodología.